Les Notes et Circulaires internes, les "Notes Chartées"
Depuis de nombreuses années les textes des Instructions ou des Bulletins sont régulièrement complétés ou commentés par des notes ou circulaires diverses. Certaines dates d'application étaient transmises par voie télégraphique ou par télex. À notre connaissance ces textes n'étaient pas archivés, du moins à long terme.
Après le changement de statut de La Poste, en 1990, les notes (circulaires), à usage interne, se multiplient et sont émises par les diverses Directions tant nationales (Siège Social, Direction du Courrier, Direction des Colis, etc.) que régionales.
On y trouve un nombre, sans cesse croissant, d'informations qu'on trouvait précédemment dans les "Bulletins" comme la "Liste des timbres-poste en service", "Émission et retrait de timbres-poste" ou des compléments et précisions sur certaines Instructions.
Elles sont, depuis courant 1999 (quand elles ont perdu leur appellation de "Note de service"), classées en quatre grands thèmes : "a" (pour "agir") - la grande majorité -, "d" (pour "décider"), "p" (pour "piloter") et "s" (pour "savoir").
Dans le jargon postal elles sont désignées sous le terme de “notes chartées”.
Leur numérotation est propre à la Direction émettrice, identifiable par le début de la référence de la note, par exemple :
- DC pour Direction du Courrier,
- DCF pour la Direction des Clientèles Financières,
- DCL pour la Direction Colis et Logistique,
- DDNS pour la Direction du Développement et des Nouveaux Produits,
- DRGP pour la Direction du Réseau Grand Public.
On rencontre également "DLPxx" pour les directions départementales de La Poste où "xx" représente soit le numéro du département, soit d'autres lettres lorsqu'il s'agit d'identifier une délégation régionale (par exemple CMC pour Centre Massif Central).
Ces premiers sigles sont complétés par d'autres tels, à la DC, DCI pour la Direction du Courrier International, DMV pour la Direction du Marketing et des Ventes, ou SNTP pour le Service National du Timbre-poste et de la Philatélie, etc.
Suit ensuite une lettre unique, par exemple “a” pour “agir” ou “s” pour “savoir”. Et enfin une classification chronologique dans le cadre de la direction concernée.
On peut donc dire que la note DC-DCI.A.00-063 est la 63ème note (-063) “agir” (A) émise en 2000 (00) par la direction du courrier (DC) et qu'elle émane de la direction du courrier international (DCI).
Elles ne sont pas systématiquement adressées à tous les divers services, ou bureaux, de La Poste. Mais il en est dressé (au moins en ce qui concerne l'ensemble des directions nationales) des listes mensuelles et annuelles afin que chaque service, recette (etc.) puisse vérifier qu'il a bien reçu les Notes qu'il était en droit de recevoir, et éventuellement réclamer les manquantes. Y sont également précisées les notes qui doivent être jetées ! Hélas !
Depuis environ 2003 elles ne sont plus systématiquement envoyées sous forme "papier" aux bureaux qui peuvent les télécharger en format .pdf via Internet sur un site Intranet réservé aux postiers.
Elles ne sont pas fournies au public.